Une assemblée d'approbation des comptes et son procès-verbal, un registre des décisions, la déclaration 2072, et l'inscription au registre des bénéficiaires effectifs.
Ce qui n'est pas exigé, c'est le formalisme commercial : ni comptabilité d'engagement, ni dépôt des comptes au greffe. Beaucoup y lisent une dispense de tenir des comptes, et c'est ce contresens qui explique que tant de SCI n'en aient jamais tenu. Or tout le reste en dépend, dans un enchaînement sans échappatoire :
- Tenir vos comptes vous permet d'établir votre résultat comptable.
- De ce résultat comptable découlent votre résultat fiscal et le suivi des comptes courants d'associés.
- C'est encore lui qui fixe l'affectation du résultat, sur laquelle l'assemblée générale doit se prononcer.
Sans comptes tenus, aucun des trois maillons ne tient : rien à déclarer, aucun compte courant suivi, et une assemblée qui n'a rien à approuver.
L'absence de procès-verbaux ne se voit pas tout de suite : le registre des décisions reste au siège et une SCI ne dépose rien au greffe. Mais nous sommes en société, et une société doit pouvoir démontrer qu'elle vit. Le greffe peut interroger le gérant ; faute de retour probant, il présume la cessation d'activité, en porte la mention au registre, puis prononce la radiation d'office.
La société n'est pas dissoute pour autant : elle conserve sa personnalité morale. Mais elle n'a plus d'extrait à jour. La banque se ferme, aucun financement n'aboutit, plus aucun tiers n'accepte de traiter avec elle. Le jour où les associés veulent enfin agir, vendre, donner ou régler une succession, c'est le notaire qui découvre la radiation et refuse d'instrumenter. La réinscription est possible, à condition d'avoir de quoi régulariser, c'est-à-dire, précisément, la documentation qui manque.
Et si la situation va jusqu'à la dissolution, l'immeuble sort de la société pour être attribué aux associés. La plus-value se calcule alors sur la valeur vénale du bien, augmentée des droits de partage. Vingt ans de détention se soldent en une seule fois.
Sur le plan déclaratif enfin, le risque ne vient pas des procès-verbaux mais de la 2072. À défaut de dépôt, et faute de régularisation dans les trente jours suivant une mise en demeure, l'administration peut procéder à une taxation d'office.